يقدم هذا المرفق نموذجاً لمصفوفة رصد وتقيم ( انظر جيم.3، الجدول جيم-2 ) عرض في القسم الثاني وشرح في القسم الخامس.

من أجل وضع نظام جيد للرصد والتقييم، ستحتاج إلى تفاصيل كثيرة أخرى عن كيفية جمع المعلومات واستخدامها، وهي تفاصيل لا يمكن تلخيصها في مصفوفة الإطار المنطقي. واستخدام مصفوفة الرصد والتقييم هو أحد وسائل تحديد هذه المعلومات الإضافية وتوثيقها.

ومن المهم النظر إلى أي مصفوفة للرصد والتقييم باعتبارها جزءا من خطة شاملة للرصد والتقييم فقط، لأنها لا تتناول إلا ما هو مطلوب لرصد وتقييم هرمية الغرض. وهى توفر معلومات تفصيلية عن كيفية رصد وتقييم الهدف أو عناصر ونواتج و أنشطة معينة. وتتضمن خطة الرصد والتقييم أحداثاً أخرى تيسر فهم سياق المشروع، وتدبره، وتعلم ما فيه من دروس.

ويحتاج استكمال مصفوفة الرصد والتقييم إلى معلومات تفصيلية عن المشروع وعن ملابساته. ولأن المثال الوارد في الجدول جيم-2 هو مثال فرضي، فإنه لا يمكن أن يتضمن ذلك المستوى من التفاصيل المحددة التي توجد في أي مشروع فعلى. وعلى ذلك: فهو أكثر عمومية من أي مثال واقعي .والغرض من هذا المثال هو تقديم صورة عامة للجوانب المهمة للمصفوفة، وليس تقديم مصفوفة تفصيلية كاملة. ويستند المثال إلى مصفوفة الإطار المنطقي الواردة في المرفق باء.

جيم.1 الاعتبارات التي تراعى في وضع مصفوفة الرصد والتقييم

هناك نقاط عديدة ينبغي مراعاتها عند قراءة مثال مصفوفة الرصد والتقييم. وقد تحتاج إلى هذه النقاط في فهم مثال المصفوفة وقد تحتاجها أيضا عند قيامك بإعداد مصفوفة رصد وتقيم خاصة بك.

من البيانات إلى الدروس والفهم واتخاذ القرارات. من المهم عند وضع المصفوفة، أن تأخذ في الحسبان الكيفية التي ستنتقل بها من جمع البيانات إلى تفسير النجاح أو الفشل، وإلى التوصل إلى تفاهم بشأن قضايا معينة مع أصحاب المصلحة واتخاذ قرارات في نهاية المطاف. وفي المثال، سوف تمكنك حلقة العمل المقترح عقدها سنويا عن الأمن الغذائي من التوصل إلى قرار مستند إلى تفكير متعمق ومركز. وسوف تتيح لك حلقة العمل أيضا فرصة التعرف على الدروس التي يمكن الاستفادة منها في أعمال السنة المقبلة.

المصفوفة عند المستويات المختلفة في هرمية الغرض. ستلاحظ في المثال أن النزول إلى المستويات الأدنى من هرمية الغرض يسهل بدرجة كبيرة من قدرتك على أن تصبح أكثر تحديدا في تناول الأمور. فمثلا ستجد أن مهمة رصد طول قنوات الري الرئيسية والفرعية المحفورة عملية مباشرة وأبسط بكثير من مهمة تقييم الإسهام الشامل في مصادر الرزق المتاحة للناس. وكلما ارتفعت في هرمية الغرض، زادت الحاجة إلى تحليل الأنواع المختلفة من مصادر المعلومات والمواءمة بينها. لاحظ أن المؤشرات وآليات الرصد في المصفوفة النظامية للإطار المنطقي ( انظر القسم الثالث) لا تُدرج في الإطار المنطقي للأنشطة. وبدلا من ذلك، تستخدم المدخلات من الموارد والتكاليف. غير انك ستحتاج في الممارسة الفعلية إلى رصد مستوى الأنشطة وبالتالي ستحتاج أيضا إلى أن تخطط لذلك. ويمكن استخدام مصفوفة الرصد والتقييم للتخطيط لما هو مطلوب عند مستوى النشاط وعند مستوى الهدف.

التثبيت والتحقق من صحة من البيانات.عند اختيار الطرائق التي ستستخدمها في جمع البيانات وتحليلها، فكر في الكيفية التي تضمن بها إمكانية الاعتماد على البيانات. والتثليث يعني الحصول على معلومات عن نفس الموضوع بعدة وسائل مختلفة. أما التحقق فهو ما يمكن أن تصل إليه بمراجعة المعلومات عن طريق الإحالة. فمثلا، قد تحصل من رصد الأثر التشاركي مع المجموعات النسائية على تغذية مرتدة تبين أن مشروعا معينا جديدا يستغرق وقتا طويلا لا يتناسب مع ما يدره من دخل. وإذا حصلت على نفس التغذية المرتدة من الدراسات الاستقصائية للأسر المعيشية ومن المشاهدات الميدانية للموظفين، فإنك تصبح أكثر ثقة بهذه المعلومات. أما إذا حصلت على معلومات متضاربة من هذه المصادر المختلفة، فسوف تحتاج إلى مزيد من الدراسة لفهم السبب في وجود آراء متضاربة.

وبوسعك أيضا أن تستخدم السجلات الميدانية لموظفي الإرشاد الزراعي أو الحكومة كمصدر قيم للمعلومات اللازمة لرصد المشروع. ومع ذلك، قد تحدث مبالغة في الجوانب الإيجابية، وقد يتم التغاضي عن المشاكل وهى نزعة بشرية لا مفر منها. من المهم إذن أن تتوافر لديك طرائق جاهزة لمراجعة المعلومات والتحقق من صحتها.

المعلومات المتاحة ونظم جمع البيانات. معظم المشاريع تتاح لها إمكانية الوصول إلى نظم جمع البيانات والنظم الإحصائية القائمة بالفعل لدى الحكومة أو وكالة أخرى. ومن المهم للغاية معرفة الكيفية التي يمكن بها استخدام هذه النظم. وبالنسبة للاستثمارات الصغيرة، قد تكون هناك فرصة لتحسين النظم القائمة أو تعديلها بحيث تتواءم مع احتياجات الرصد اللازم للمشروع.

استخدام التكنولوجيا. يتعين النظر بعناية في الأماكن التي يمكنك أن تستخدم فيها تكنولوجيا المعلومات بصورة فعالة وتحديد مدى استخدامها. فمثلا قد تتاح إمكانية رصد المساحات الإضافية المزروعة بمحاصيل جديدة باستخدام نظام الاستشعار من بعد ونظام المعلومات الجغرافية.

البيانات النوعية مقابل الصورة العامة. توفر المؤشرات النوعية أجزاء صغيرة متفرقة من المعلومات. ولتكوين صورة دقيقة للمشروع، ونجاحاته، وإخفاقاته، والدروس المستفادة منه، فإنك تحتاج إلى الإلمام بالصورة الشاملة للموضوع. ويعنى ذلك تحقيق التكامل بين أجزاء متفرقة من المعلومات وتحليلها. ويوفر عمود "التحليل والإبلاغ والتغذية المرتدة والتغير في المصفوفة" نقطة البداية للتفكير في كيفية تحقيق ذلك.

البيانات الأولية أو الملاحظات الثانوية.هناك طريقتان لجمع المعلومات عن التغيرات في قدرة الأسر المعيشية على تلبية احتياجاتها في مجالات التعليم والصحة والإسكان. إذ يمكن أجراء دراسة استقصائية تفصيلية للأسر المعيشية (بيانات أولية)، كما يمكن أن يطلب من ممثلي المجتمع المحلى وغيرهم من ناقلي المعلومات المهمين إبداء ملاحظاتهم في هذا الشأن (ملاحظات ثانوية). وبصفة عامة، تكون البيانات الأولية موثوقة بدرجة اكبر ولكن جمعها يستغرق وقتا أطول بكثير فضلا عن أنه مرتفع التكلفة. ومن المهارات المهمة اللازمة لاستكمال مصفوفة الرصد والتقييم، القدرة على الموازنة بين استخدام الطرائق، وتحديد مستوى الدقة المطلوبة في المعلومات والموارد المتاحة. وعليك أن تفكر بعناية في مدى الحاجة إلى معلومات مفصلة تفصيلا دقيقاً وفيما إذا كان يمكن الاستغناء عنها من خلال فهم الاتجاه العام. وإذا كان كل ما تريده هو تكوين صورة عامة، فقد يكون من الأفضل لك أن تستخدم الطرق النوعية بأسلوب فعال من حيث التكلفة.

العمل مع المتخصصين. قد يحتاج رصد بعض أجزاء المشروع إلى الحصول على مشورة وإسهام من أحد المتخصصين. ويتضمن المثال اقتراحاً بالاستعانة بأحد المتخصصين في الاقتصاد لإجراء دراسة اقتصادية عن الاقتصاد المحلى. كما أن رصد غلة المحاصيل الزراعية المختلفة مهمة متخصصة تحتاج إلى شخص متخصص في المحاصيل. ويوجد حالياً الكثير من الناس الذين تتوفر لديهم خبرة قوية في رصد مشاريع التمويل الصغيرة. وينبغي لك أن تحاول الاستفادة من هذه الخبرات، كلما أمكن. ويتمثل دور المتخصص في الرصد والتقييم في ربط هذه الخبرة بخطة الرصد والتقييم الخاصة بالمشروع وتقدير مدى التفصيل المطلوب في مختلف أجزاء المشروع، في نطاق القيود التي تفرضها الموارد والوقت.

تجميع البيانات الميدانية. سيلزم في أحيان كثيرة تجميع بيانات من أماكن مختلفة في الميدان. وفي المثال، يشارك موظفو الإرشاد الزراعي في تسجيل التغيرات في أنماط المحاصيل على مستوى المناطق الإدارية والمستوى المحلى. ولكي تتمخض عمليات التجميع عن معلومات يعتمد عليها، سوف يتعين عليك إعداد نماذج للتسجيل ونظم للتجميع. ويمكنك إدراج ذلك في العمود الخامس من مصفوفة الرصد والتقييم.

ويحتاج كل نشاط من أنشطة الرصد والتقييم السبعة إلى تفكير جيد وتخطيط جيد. ومن الأهمية بمكان، عند تخطيط الاستخدام المتكامل للأنشطة، أن تحدد ما تتضمنه المصفوفة من أنشطة يمكن أن توفر معلومات مفيدة لتحديد وتعيين المسائل والمؤشرات المتعلقة بالأداء والتي يمكن أن تفيد فيها هذه المعلومات.