L’annexe présente un exemple de la matrice de S&E (voir C.3, tableau C-2) qui a été évoquée dans le module 2 et expliquée dans le module 5.

Pour établir un bon système de S&E, il faudra disposer de beaucoup plus d’éléments détaillés sur la façon de rassembler et d’utiliser l’information que ce qu’il est possible de résumer dans la matrice du cadre logique. La matrice de S&E est un moyen d’identifier et de documenter cette information supplémentaire.

Il importe de ne pas perdre de vue qu’une matrice de S&E n’est qu’un élément du plan général de suivi-évaluation, étant donné qu’elle ne reflète que ce qui est nécessaire pour suivre et évaluer la hiérarchie des objectifs. Elle fournit des informations détaillées sur la façon dont l’objectif général ou les composantes, réalisations et activités spécifiques seront suivis et évalués. Un plan de S&E comportera d’autres actions permettant de comprendre le contexte du projet, de réfléchir et de tirer les enseignements de l’expérience.

Pour établir la matrice de suivi-évaluation, il faut bien connaître le projet et son contexte. Comme l’exemple donné au tableau C-2 est théorique, il ne peut pas comporter tous les détails spécifiques que présenterait un projet réel. Il est donc plus général que ne le serait une matrice réelle. Il a pour but de donner un aperçu des aspects les plus importants de la matrice plutôt que de présenter une matrice très détaillée, et est fondé sur la matrice du cadre logique figurant à l’annexe B.

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C.1 Points à prendre en considération pour l’élaboration d’une matrice de S&E

Il faut que le lecteur, en étudiant cette matrice de S&E, garde à l’esprit plusieurs points qui l’aide-ront à comprendre l’exemple mais aussi à élaborer le moment venu sa propre matrice de S&E.

Des données aux enseignements, à la compréhension et aux décisions. Il importe, lorsqu’on élabore une matrice, d’avoir à l’esprit comment on entend procéder pour passer de la collecte des données à l’explication du succès ou de l’échec, à l’analyse de certains aspects spécifiques avec les acteurs concernés et, enfin, à la prise des décisions. Dans l’exemple, l’atelier annuel proposé sur la sécurité alimentaire permettra de parvenir à une décision sur la base de réflexions ciblées. Cet atelier permettra également de tirer les enseignements de l’expérience utiles pour le travail de l’année suivante.

La matrice aux différents niveaux de la hiérarchie des objectifs. Il y a lieu de noter qu’aux échelons inférieurs de la hiérarchie des objectifs, il devient beaucoup plus facile d’être très spécifique. Ainsi, suivre la longueur du canal principal et des canaux secondaires d’irrigation qui ont été creusés est beaucoup plus simple qu’évaluer la contribution d’ensemble apportée par le système d’irrigation aux moyens de subsistance des habitants. Plus on remonte dans la hiérarchie des objectifs, et plus il faut faire une analyse et une synthèse des différents types d’informations et de leurs sources. Il y a lieu de noter que, dans la matrice formelle du cadre logique (voir le module 3), il n’est pas mentionné d’indicateurs ou de mécanismes de suivi pour les activités. On y trouve plutôt des indications sur les moyens affectés et les coûts correspondants. Dans la pratique, cependant, il demeurera nécessaire de prévoir et donc de planifier un suivi au niveau des activités. La matrice de suivi-évaluation peut être utilisée pour planifier ce qui est nécessaire du niveau des activités à celui de l’objectif général.

Triangulation et validation. Pour déterminer quelles sont les méthodes de collecte et d’analyse des données à employer, il faut réfléchir à la façon dont on peut garantir la fiabilité des données. Par triangulation, on entend l’utilisation de différentes sources, méthodes ou équipes de terrain pour recouper et valider les données et informations de façon à limiter les erreurs. La validation est le processus de vérification croisée des données. Par exemple, il peut ressortir du suivi participatif de l’impact (SPI) avec les groupes féminins que telle ou telle nouvelle activité demande beaucoup de temps par rapport aux recettes produites. Si les enquêtes sur les ménages et les observations du personnel sur le terrain le confirment, on peut avoir davantage confiance dans l’information. En revanche, si ces différentes sources donnent des informations contradictoires, il faudra aller plus loin pour comprendre pourquoi les avis divergent.

On peut également utiliser les documents de terrain du personnel de vulgarisation agricole ou de l’administration comme sources d’informations précieuses pour le suivi des projets. Il se peut néanmoins que les aspects positifs soient exagérés et que des problèmes aient été négligés, tendance inévitable dans toute entreprise humaine. Il importe par conséquent de mettre en place des méthodes permettant de vérifier et de valider les informations.

Systèmes existants de collecte d’informations et de données. La plupart des projets auront accès aux systèmes de collecte de données et aux systèmes statistiques existants de l’administration ou d’une autre institution. Il importe au plus haut point de déterminer comment ces systèmes peuvent être exploités. Il se peut qu’on puisse, avec un investissement modique, améliorer ou modifier les systèmes existants pour qu’ils répondent aux exigences de suivi du projet.

Utilisation de la technologie. Il faudra étudier soigneusement la question de savoir si et dans quelle mesure les technologies de l’information peuvent être utilisées efficacement. Dans l’exemple, il pourrait être possible de suivre l’augmentation des superficies plantées de nouvelles cultures au moyen de systèmes de télédétection et de systèmes d’information géographique.

Données spécifiques et tableau d’ensemble. Les indicateurs spécifiques ne donnent que des informations fragmentaires. Pour bien comprendre le projet, ses succès, ses échecs et les enseignements à en tirer, il faut brosser un tableau d’ensemble, c’est-à-dire intégrer et analyser différents types d’information. La colonne “Analyse, établissement des rapports, restitution des informations et mise en œuvre des adaptations” de la matrice fournit un point de départ pour réfléchir à la démarche à suivre.

Données primaires ou observations secondaires. Des informations sur les changements survenus dans la capacité des ménages de faire face à leurs besoins en matière d’éducation, de santé et de logement peuvent être rassemblées de deux façons. On peut organiser une enquête détaillée au niveau des ménages (données primaires) ou bien interroger des représentants de la communauté et d’autres informateurs clés sur leurs observations (données secondaires). D’une manière générale, les données primaires sont plus fiables, mais les collecter prend beaucoup plus de temps et coûte beaucoup plus cher. Pour établir la matrice de suivi-évaluation, il faudra faire preuve de discernement pour pouvoir combiner judicieusement les méthodes employées, le degré de précision des informations requises et les moyens disponibles. Il faudra réfléchir soigneusement à la question de savoir si des informations très détaillées sont requises ou s’il suffit de comprendre la tendance générale. Si l’on a seulement besoin d’un tableau d’ensemble, il est possible d’être efficace à moindre coût en utilisant de façon judicieuse des méthodes qualitatives.

Travail avec des spécialistes. Il pourra fort bien s’avérer nécessaire d’avoir recours à des spécialistes pour suivre certains éléments d’un projet. Dans l’exemple, il est proposé de recruter un économiste pour mener une enquête sur l’économie locale. De même, le suivi des rendements de différentes cultures est une tâche spécialisée pour laquelle il faut faire appel à un agronome. De nombreuses personnes ont aujourd’hui une grande expérience du suivi des programmes de microfinance. Dans tous les cas où cela sera possible, il faudra recourir à ces compétences spécialisées. Le rôle du spécialiste du suivi-évaluation est de mettre en relation ces compétences avec le S&E du projet et d’évaluer le degré de détail requis du S&E pour les divers éléments du projet, étant donné les limitations en temps et en moyens.

Agrégation des données du terrain. Il faudra souvent rassembler les données recueillies dans des localités de terrain différentes. Dans l’exemple, le personnel de vulgarisation agricole est impliqué dans le relevé des changements intervenus dans les systèmes de culture au niveau des districts et au plan local. Si l’on veut que ces processus d’agrégation débouchent sur des informations fiables, il faudra établir des formulaires pour consigner les informations rassemblées et mettre au point des systèmes d’agrégation. Ces éléments peuvent être développés dans la cinquième colonne de la matrice de suivi-évaluation.

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C.2 Principales activités de S&E dans l’exemple

Pour suivre et évaluer le projet, il vous faudra recourir à différentes méthodes de façon à répondre à des besoins d’information diversifiés. Il n’y a pas cependant autant de méthodes à employer que de types d’information à recueillir. Les activités de suivi-évaluation peuvent être regroupées en catégories, une activité de S&E peut servir à rassembler de multiples types d’informations.

La matrice de S&E donnée en exemple (voir C.3, tableau C-2) comporte sept grandes activités courantes de suivi-évaluation (voir la liste ci-dessous). Ainsi, une enquête sur les ménages permettra de fournir des informations pour toute une série de questions relatives à la performance et d’indica-teurs. Les données provenant de cette enquête pourront être combinées avec des informations provenant d’autres sources, comme le suivi d’impact participatif, de façon à nourrir le bilan annuel du projet.

L’exemple de matrice de S&E est structuré autour de sept activités principales qui constituent la base du suivi-évaluation de ce projet.

1. Diagnostic rural participatif (DRP). Trois DRP seront entrepris: le premier, pendant la phase de mobilisation; le deuxième, un an avant l’examen à mi-parcours; et le troisième deux ans après l’achève-ment du projet. Les DRP fourniront des informations essentiellement qualitatives sur les besoins, les problèmes et les perspectives des différents groupes d’acteurs concernés. Les DRP joueront un rôle important dans le recueil d’information sur les impacts positifs et négatifs non voulus du projet.

2. Enquêtes de ménages et d’exploitations. Des enquêtes par sondage auprès des ménages et des exploitations seront réalisées pour recueillir les informations de référence nécessaires, appuyer l’examen à mi-parcours et réaliser une évaluation deux ans après l’achèvement du projet. En sus, des enquêtes de portée plus limitée seront réalisées chaque année.

3. Suivi participatif de l’impact (SPI). Des systèmes de suivi-évaluation participatifs seront mis en place avec les principaux groupes d’acteurs concernés par la mise en œuvre du projet, comme les groupes d’agriculteurs et les associations féminines. Les partenaires devront élaborer leurs propres questions relatives à la performance et autres, mettre au point des systèmes de suivi et participer à la formation pour appuyer la mise en œuvre.

4. Groupes de discussion des acteurs concernés. Il sera organisé une série de groupes de discussion autour des principales composantes et réalisations du projet. Ces groupes aideront à analyser et à réviser l’information, à identifier les enseignements tirés de l’expérience et à formuler des recommandations sur les changements à apporter à la conception du projet.

5. Statistiques du gouvernement. Les pouvoirs publics établissent normalement une gamme de données statistiques sur la population, l’activité économique et l’agriculture qui peuvent être utiles pour le suivi-évaluation du projet. Le projet appuiera l’amélioration de certains aspects de ce système de collecte de données et la fiabilité des données sera évaluée.

6. Observations de terrain. L’ensemble du personnel du projet et des partenaires de mise en œuvre procédera à des observations systématiques sur le terrain. Il faudra pour cela définir les questions pertinentes par rapport à leurs domaines d’intervention, réaliser les formations nécessaires et mettre au point des procédures pour rassembler l’information et en faire la synthèse.

7. Études spéciales. Différentes études spéciales seront réalisées, par exemple concernant les évolutions de la structure de l’économie locale. Il faudra dans certains cas avoir recours à des consultants externes. Lorsque cela s’avèrera nécessaire, des études spéciales seront entreprises pour recueillir des informations approfondies sur des sujets importants ou sur des pistes à approfondir d’après les résultats fournis par les activités normales de suivi.

Chacune de ces activités de suivi-évaluation devra être bien conçue et planifiée. Pour programmer ces activités de façon à ce qu’elles soient complémentaires, il est particulièrement important de déterminer quelles sont celles qui peuvent aider à renseigner telle question relative à la performance spécifique ou tel indicateur dans la matrice.

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C.3 Exemple de matrice de S&E

Le tableau C-2 présente un exemple partiel de matrice de S&E avec des annotations. La matrice prend en compte plusieurs niveaux de la hiérarchie des objectifs, mais n’a pas été remplie pour l’ensemble du projet. Comme indiqué ci-dessus, il s’agit d’un exemple théorique, de sorte que les détails ne sont pas aussi précis qu’ils devraient l’être dans un cas réel. L’exemple a pour objet de donner une idée générale des types de questions à prendre en considération dans l’élaboration d’une matrice de S&E pour un projet réel.

Le tableau C-1 présente les remarques et commentaires effectués sur l’exemple de matrice de suiviévaluation. Les numéros figurant dans le tableau renvoient à ceux qui sont inscrits dans les cases concernées de la matrice.

Tableau C-1. Explication des points soulignés dans l’exemple de matrice de suivi-évaluation

Tableau C-2. Exemple de matrice de suivi-évaluation partielle

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