En este anexo se ofrece un ejemplo de la matriz de SyE (véase el apartado C.3, cuadro C-2) presentada en la sección 2 y explicada en la sección 5.

Para organizar un buen sistema de SyE hace falta conocer en detalle los métodos para reunir y utilizar un volumen de información mucho más copioso que el que puede resumirse en la matriz del marco lógico. La matriz de SyE servirá para identificar y documentar esa información adicional.

Es importante reconocer que una matriz de SyE sólo es parte de un plan general de seguimiento y evaluación, porque sólo tiene en cuenta lo que es necesario para el seguimiento y la evaluación de la jerarquía de objetivos. La matriz proporciona información detallada sobre el modo en que se efectuará el seguimiento y la evaluación de la meta, los componentes, los productos y las actividades particulares. El plan de SyE incluirá otros aspectos que permitan entender el contexto del proyecto, reflexionar al respecto y extraer lecciones aprendidas.

Para completar la matriz de SyE es necesario un conocimiento pormenorizado del proyecto y de su contexto. Como el ejemplo del cuadro C-2 es hipotético, no puede alcanzar el nivel de detalle que existiría en una situación real. Por consiguiente, es más general que una matriz auténtica. El ejemplo tiene por objeto proporcionar una visión general de los aspectos importantes de la matriz, más que presentar una matriz con todos los detalles. Este ejemplo está basado en la matriz del marco lógico elaborada en el anexo B.

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C.1 Aspectos que tener en cuenta cuando se elabora una matriz de SyE

A medida que vaya viendo el ejemplo de matriz de SyE deberá tener presente varios aspectos que le podrán ser de utilidad para entenderlo y para elaborar su propia matriz de SyE.

De los datos a las lecciones, la comprensión y las decisiones. Al elaborar la matriz es importante pensar en la manera de pasar de la recolección de datos a la explicación del éxito o del fracaso, la comprensión de determinadas cuestiones junto a los interesados y, por último, la adopción de decisiones. El taller anual sobre seguridad alimentaria propuesto en el ejemplo le permitirá llegar a una decisión basada en reflexiones específicas. Este taller le facilitará también la identificación de lecciones aprendidas que pueden serle de utilidad para la labor del año siguiente.

La matriz a los diferentes niveles de la jerarquía de objetivos. Como observará en el ejemplo, en los niveles más bajos de la jerarquía de objetivos es mucho más fácil ser específico. Por ejemplo, el seguimiento del número de kilómetros construidos de canales de riego principales y secundarios es una tarea más simple que la evaluación de la contribución global de esta actividad a los medios de subsistencia de la población. Cuanto más suba por la escala de objetivos, más análisis y síntesis de los diferentes tipos y fuentes de información necesitará. Observe que en la matriz formal del marco lógico (véase la sección 3) los indicadores y los mecanismos de seguimiento no están en el marco lógico para las actividades, sino que se utilizan los insumos y los costos. Sin embargo, en la práctica el seguimiento del nivel de actividad seguirá siendo necesario, por lo que deberá planearse también esta operación. La matriz de SyE puede servir para planear lo que será necesario en relación con los niveles de las actividades y las metas.

Triangulación y convalidación. Cuando decida los métodos de recolección y análisis de datos que va a utilizar, reflexione sobre los medios de garantizar que los datos sean fiables. Por “triangulación” se entiende la obtención de información sobre un mismo tema mediante varios métodos distintos. La convalidación es el resultado de la comprobación cruzada de la información. Por ejemplo, el seguimiento participativo del impacto con grupos de mujeres puede proporcionar retroalimentación sobre una nueva empresa que absorbe mucho tiempo en proporción a los ingresos obtenidos. Si obtiene la misma retroalimentación de las encuestas de hogares y las observaciones del personal sobre el terreno, la información será más fiable. Por otra parte, si obtiene informaciones contradictorias de fuentes distintas, deberá proceder a nuevas investigaciones para comprender la razón de las discrepancias.

Los registros del personal de extensión agrícola sobre el terreno o del Gobierno son otras útiles fuentes de información para el seguimiento del proyecto. No obstante, puede suceder que se exageren los efectos positivos al tiempo que se pasan por alto los problemas, porque esto es propio de la naturaleza humana. Es importante, pues, disponer de métodos adecuados para comprobar y convalidar la información.

Sistemas existentes de información y recolección de datos. La mayoría de los proyectos tendrá acceso a los sistemas existentes de recolección de datos e información estadística del Gobierno u otro organismo. Es indispensable ver la manera de aprovechar estos sistemas. Es posible que con una pequeña inversión puedan mejorarse o modificarse los sistemas existentes para satisfacer las necesidades de seguimiento del proyecto.

Utilización de tecnología. Considere detenidamente dónde podrá utilizarse efectivamente la tecnología de la información, y en qué medida. En el ejemplo, el aumento de la superficie dedicada a los nuevos cultivos podría ser objeto de seguimiento con sistemas de teledetección y de información geográfica.

El dilema entre datos específicos o imagen completa. Los indicadores específicos proporcionan informaciones fragmentarias. Para entender a fondo el proyecto, sus éxitos, fracasos y lecciones, es necesario disponer de la imagen completa, para lo cual deberán integrarse y analizarse diferentes elementos de información. La columna de la matriz “análisis, preparación de informes, retroalimentación y cambio” será el punto de partida de la reflexión sobre el modo de conseguirlo.

Datos primarios u observaciones secundarias. La información sobre los cambios en la capacidad de los hogares de satisfacer las necesidades de educación, salud y vivienda puede reunirse de dos maneras: efectuando una encuesta detallada de hogares (datos primarios) o pidiendo a los representantes de las comunidades y a otros informantes clave que faciliten sus observaciones (observaciones secundarias). Por lo general, los datos primarios son más fiables pero su recolección es más costosa y lleva mucho más tiempo. Una técnica importante para completar la matriz de SyE es equilibrar la utilización de los métodos con el nivel requerido de precisión y los recursos disponibles. Reflexione detenidamente sobre si hace falta información muy detallada o bien es preferible una visión de las tendencias generales. Si lo que necesita es una imagen general, quizás sea posible utilizar métodos cualitativos que resulten rentables.

Trabajar con especialistas. Es muy probable que el seguimiento de algunas partes del proyecto requiera el asesoramiento y la colaboración de especialistas. En el ejemplo se proponen los servicios de un economista para realizar un estudio de la economía local. Asimismo, el seguimiento de los rendimientos de los diferentes cultivos agrícolas es una tarea especializada de los agrónomos. En la actualidad hay muchas personas que cuentan con una sólida experiencia en el seguimiento de planes de microfinanciación. Siempre que sea posible trate de aprovechar esa experiencia. La función del especialista en SyE consiste en establecer el nexo entre estos conocimientos técnicos y el plan de SyE del proyecto, y determinar en detalle las necesidades de SyE para las diferentes partes del proyecto, teniendo en cuenta las limitaciones de recursos y de tiempo.

Agregación de los datos obtenidos sobre el terreno. Con frecuencia será necesario agregar los datos de diferentes lugares sobre el terreno. En el ejemplo, el personal de extensión agrícola se dedica a registrar los cambios en las prácticas de cultivo a los niveles local y de distrito. Si quiere que estos procesos de agregación generen información fiable, deberá preparar formularios de registro y sistemas de agregación. Esto puede detallarse en la quinta columna de la matriz del SyE.

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C.2 Actividades esenciales de SyE en el ejemplo

El seguimiento y la evaluación del proyecto conllevan la utilización de diferentes métodos para satisfacer una amplia variedad de necesidades de información. Cuando elabore la matriz de SyE del proyecto se sentirá abrumado por la multitud de métodos que existen para satisfacer cada necesidad de información. Sin embargo, examinando las cosas con mayor detenimiento se percatará de que las actividades de SyE se dividen en grupos. La matriz de SyE exige especificar las necesidades de información y los métodos en detalle, pero en la práctica ambos aspectos convergen. Esto significa que una actividad de SyE puede utilizarse para satisfacer diversas necesidades de información.

En el ejemplo de matriz de SyE (véase el apartado C.2, cuadro C-2) figuran siete actividades principales de SyE recurrentes (véase la lista más abajo). Por ejemplo, una encuesta de hogares proporcionará información para una serie de preguntas e indicadores de desempeño. La información derivada de encuesta podrá combinarse con la procedente de otras fuentes, como el seguimiento participativo del impacto, para dar forma a la revisión anual ( RAP) del proyecto.

El ejemplo de matriz de SyE gira en torno a siete grandes actividades que constituyen la base del SyE de este proyecto:

1. Evaluación rural participativa (ERP). Se efectuarán tres ERP: la primera durante la fase de movilización; la segunda un año antes de la revisión de medio término (RMT), y la tercera dos años después de la terminación del proyecto. La realización de ERP proporcionará información, en gran parte cualitativa, acerca de las necesidades, problemas y perspectivas de los diferentes grupos de interesados. Las ERP serán importantes para obtener información sobre los impactos positivos y negativos no previstos del proyecto.

2. Encuestas de hogares y de explotaciones. Se llevarán a cabo encuestas muestrales de hogares y explotaciones para obtener la información de base necesaria, contribuir a RMT y realizar una evaluación dos años después de la terminación del proyecto. Además, todos los años se efectuarán encuestas más limitadas.

3. Seguimiento participativo del impacto (SPI). Se establecerán sistemas de SyE participativo con los grupos de interesados principales que participan en la ejecución del proyecto, como agricultores y mujeres. De este modo los interesados participarán en la formulación de sus preguntas de desempeño, la elaboración de sistemas de seguimiento y las actividades de capacitación en apoyo de la ejecución.

4. Grupos de debate de los interesados. Se organizarán varios grupos de interesados para debatir los principales componentes y productos del proyecto. Estos grupos contribuirán al análisis y al examen de la información, identificarán las lecciones aprendidas y recomendarán los cambios necesarios en el diseño del proyecto.

5. Estadísticas oficiales. Normalmente el Gobierno recoge una serie de datos estadísticos demográficos, económicos y agrícolas que tienen que ver con el SyE del proyecto. El proyecto contribuirá a mejorar algunos aspectos de proceso de recolección de datos, y evaluará la fiabilidad de la información.

6. Observaciones sobre el terreno. Todo el personal del proyecto y de los coejecutores hará observaciones continuas y sistemáticas sobre el terreno. Para ello deberán concebirse y utilizarse preguntas clave relativas al sector de actividad, capacitación y procedimientos de recolección y síntesis de la información.

7. Estudios especiales. Se efectuarán varios estudios especiales, por ejemplo sobre los cambios en la estructura de la economía local. En algunos de estos estudios participarán expertos externos. Cuando sea menester, se realizarán estudios especiales para proporcionar información adicional sobre cuestiones u oportunidades importantes que se deriven de la labor regular de seguimiento.

Cada una de estas actividades de SyE ha de ir precedida de un minucioso proceso de reflexión y planificación. Es especialmente importante que, cuando planee la utilización complementaria de las actividades, determine qué actividades pueden contribuir al suministro de información para qué preguntas e indicadores de desempeño en la matriz.

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C.3 Ejemplo de matriz de SyE

En el cuadro C-2 se ofrece un ejemplo parcial de una matriz de SyE con anotaciones. La matriz comprende varios niveles distintos de la jerarquía de objetivos, pero no abarca todo el proyecto. Como se ha dicho anteriormente, es un ejemplo hipotético y, por consiguiente, los detalles no son tan precisos como en un ejemplo real. Lo que se pretende es dar una idea general de los tipos de cuestiones que deben tenerse en cuenta cuando se elabora una matriz de SyE para un proyecto real.

En el cuadro C-1 figuran las anotaciones relativas al ejemplo de matriz de SyE. Los números del cuadro corresponden a los números de la matriz.

Cuadro C-1. Explicación de las cuestiones destacadas en el ejemplo de la matriz de SyE

Cuadro C-2. Ejemplo de una matriz parcial de SyE

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