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Mise en Place des Sytèmes de Suivi-évaluation au Démarrage des Projets
En matière de suivi-évaluation (S&E), des retards de plusieurs années dans la mise en place du personnel, des instruments et des méthodes de travail sont couramment observés dans les projets financés par le FIDA en Afrique subsaharienne (65-UV, SRS-11-BF, SRS-009-NG, SRS-023-NG, SRS-O04-ML, SRS-015-SE). De tels retards rendent pratiquement inopérants les systèmes de S&E en tant qu'instruments de gestion des projets. Pour que le S&E soit utile au projet et serve les intérêts des groupes cibles, il doit être en mesure de détecter aussitôt que possible les effets de l'action, vérifier la validité des hypothèses initiales et prévoir d'éventuelles difficultés à venir (fonction "d'alerte précoce"). Par ailleurs, les mises en place tardives privent les évaluateurs externes d'informations sur la situation initiale, indispensables pour l'évaluation des effets et impact des projets. Les causes de ces retards sont multiples: Au cours des premières années de mise en oeuvre, les gestionnaires des projets sont confrontés à l'urgence de l'installation, de l'organisation, de l'apprentissage des procédures et de l'adaptation des programmes aux réalités du terrain. Dans ces conditions, ils accordent rarement la priorité à la mise en place du système de S&E dont la fonction est souvent mal comprise et peu suivie par les institutions coopérantes. Le personnel compétent est rare et généralement peu expérimenté.
- Le travail de conception du système de S&E doit commencer dès le stade de la préparation et de la préévaluation d'un projet ou programme, et non pas une fois que celui-ci a été approuvé et est prêt à être exécuté. Les Rapports de préévaluation (RPE) devraient présenter, dans leurs sections "Objectifs du projet" et "Description détaillée des composantes", les indicateurs correspondant aux objectifs généraux et spécifiques. Le chapitre "Avantages et justification " devrait exprimer les effets attendus du projet en utilisant ces mêmes indicateurs. Ceux-ci doivent être élaborés par les consultants des missions de formulation et de préévaluation à partir de leur travail de terrain et ne nécessitent pas d'expertise supplémentaire. L'utilisation du Cadre logique dans le RPE faciliterait la production d'un ensemble cohérent et hierarchisé d'indicateurs.
- La nomination - et l'acceptation par le FIDA - du cadre responsable du S&E pourrait devenir l’une des conditions d'entrée en vigueur des prêts, au même titre que celle du Directeur de projet.
- Le rôle et la place des cellules de S&E dans le projet ainsi que l'articulation entre suivi des effets et décision de gestion et de programmation devraient faire l'objet d'une présentation détaillée au cours du séminaire de démarrage du projet. La discussion et l'élaboration d'un Cadre logique au cours de ce séminaire faciliteraient la perception collective des objectifs et de leur hiérarchie, des hypothèses à vérifier et des indicateurs à retenir. Un tel exercice permet de visualiser et de comprendre les relations fonctionnelles qui doivent s'établir entre conception, programmation et S&E.
- Un appui externe spécialisé et précoce est généralement indispensable pour mettre au point les modalités pratiques du système de S&E et le faire démarrer. Cet appui doit être fourni dès que l'ensemble du personnel est recruté, que les institutions partenaires sont identifiées et que l'activité a démarré. Théoriquement, il devrait consister en deux missions d'appui totalisant deux à trois hommes/mois sur le terrain, suivies d'une mission de contrôle et d’ajustement en deuxième ou troisième année. Ces missions d'appui devraient accorder autant d'importance aux problèmes de traitement, diffusion et utilisation des informations, qu'à ceux de collecte de données. La participation de l'expert en S&E au séminaire de démarrage du projet est souhaitable. Le système de S&E devant être avant tout un instrument de gestion et de pilotage du projet en fonction de ses objectifs, il est important que l'expert en S&E ait une expérience pratique dans ces domaines, notamment en matière de programmation.
- Dans de nombreux projets, on prévoit de conduire une "enquête de base" au cours de l'année de démarrage. Cette enquête devrait être simplifiée et produire les mêmes informations que celles qu'on attend du système de S&E (déjà précisées au cours de la formulation et du séminaire de démarrage).
- Les missions de supervision devraient accorder davantage d'attention au fonctionnement et aux résultats du système de S&E. En particulier, le dispositif de Suivi d'activités et réalisations (SAR) étant leur première source d'information, les Institutions coopérantes devraient s'assurer de sa fiabilité.
REFERENCES FIDA:
Atelier sur le suivi-évaluation dans les projets financés par le FIDA en région sahélienne - synthèse des débats, FIDA 1994
BIBLIOGRAPHIE:
E.B.Rice & McDonald Benjamin: An Overview of Monitoring and Evaluation in the World Bank, IBRD-OED, 1994
S.Wiggins & D.Shields: Clarifying the "Logical Framework" as a Tool for Planning and Managing Development Projects, Project Appraisal, 1995
