Activités prévues du projet

ORGANISATION ET GESTION

Suivi et évaluation (SE)

Système de suivi et évaluation (SE)

Le système de suivi-évaluation sera revu et adapté à la situation du nouveau Projet pour assurer pleinement: (i) le suivi de l’avancement et de la performance de l’exécution des activités prévues aux PTBA, tant par les associations, les corps de métiers, les fédérations et les IMF appuyées que par les PSE/CER contractuels; (ii) l’appréciation de la pertinence des approches et stratégies de mise en œuvre et des mécanismes particuliers de coordination et de suivi des diverses composantes et activités du Projet; (iii) l’appréciation de l’implication effective des bénéficiaires aux différents stades d’exécution, y inclus les activités de SE; (iv) l’impact des activités appuyées par le Projet sur les bénéficiaires, principalement les groupes cibles. Ce système s’appuiera sur une situation de référence établie dans chaque zone (panorama des entreprises par district, et monographies provinciales) avant le début de la mise en œuvre du Projet. Les données du suivi et évaluation seront présentées par groupes sociaux, par genre (hommes et femmes) et globalement.

Les rapports de SE constitueront un des éléments majeurs pour juger de la bonne exécution des contrats par les PSE et justifier leur renouvellement: le point de vue des bénéficiaires sera explicitement pris en compte lors la certification du travail des PSE, qui servira de base pour leur paiement. Dans la définition des indicateurs, la collecte et l’analyse des informations, des méthodes d’auto-évaluation seront utilisées et des séminaires participatifs de SE seront organisés. Les sources d’information du système de SE seront: (i) les rapports des ateliers de SE participatif avec les bénéficiaires (cadence: 1 atelier tous les trois mois au niveau d’une province à tenir chaque fois dans un autre district); (ii) les diagnostics provinciaux réalisés avant le Séminaire de démarrage, les DPP et documents de pmer; (iii) les rapports (trimestriels, semestriels et annuels) des antennes du Projet et des cadres d’appui à la réalisation de l’UCP; (iv) les rapports (trimestriels, semestriels et annuels) des PSE contractuels; (v) les études spécifiques d’impact et d’évaluation, réalisées par des bureaux d'études, des institutions ou des consultants indépendants (selon les besoins); (vi) les rapports de suivi financier et de contrôle interne de gestion produits par l’UCP (trimestriels, semestriels et annuels); et (vii) les rapports des missions d’appui et de supervision de l’Institution coopérante et des institutions nationales impliquées (MINICOM, MINECOFIN).

Le responsable du suivi-évaluation du Projet travaillera en étroite collaboration avec l’ensemble des intervenants et principalement avec les responsables d’antennes, ces derniers étant en même temps spécialistes en SE. Ses tâches seront les suivantes: (i) la centralisation, l’organisation et l’analyse des informations générées par les activités du Projet; (ii) l’élaboration et le suivi du tableau de bord général des activités du Projet; (iii) la consolidation des rapports internes des PSE et antennes du Projet et l’élaboration des rapports périodiques du Projet tels que prévus à l’Accord de prêt; (iv) l’organisation et la supervision d’enquêtes légères pour des évaluations thématiques chaque fois que nécessaire; (v) l’appui aux cadres de l’UCP, des antennes provinciales et aux structures de coordination et concertation en matière de suivi-évaluation. Des indicateurs de suivi et d’évaluation sont proposés dans le cadre logique et à l’Appendice 5. Ces indicateurs et le cadre logique détaillé devront être discutés et revus pendant le Séminaire de démarrage, puis être régulièrement actualisés par le Projet.

Suivi interne

Le suivi interne a un caractère permanent et a pour objet de suivre la mise en œuvre des activités et l’atteinte des performances et résultats attendus et constitue à ce titre une responsabilité des antennes et de l’UCP. Il est cependant clair que les bénéficiaires et les PSE les encadrant auront un rôle central dans le suivi de l’avancement des activités. En conséquence, ces derniers rendront compte régulièrement de leurs activités aux antennes et à l’UCP au moyen de rapports spécifiques. Les contrats signés avec ces opérateurs intégreront des clauses concernant ces rapports, qui détailleront: la nature et la périodicité des indicateurs à suivre, le format des fiches de suivi, le format, le contenu et le calendrier de remise des rapports, etc. La mise en place des outils méthodologiques et des fiches de suivi sera assurée par l’UCP, avec l’appui des autres spécialistes du Projet. Généralement, la cadence de remontée des fiches de suivi sera mensuelle et celle de remise des rapports trimestrielle. Pour les suivis de la gestion courante du Projet, une fréquence plus rapprochée de communication est nécessaire et serait assurée par: (i) une réunion hebdomadaire de l’équipe centrale (UCP et autres cadres concernés du Projet); (ii) une réunion mensuelle ouverte aux responsables d’antennes. Les antennes et opérateurs PSE devraient préparer pour la circonstance des rapports mensuels dans une version synthétique, avec leurs propositions de résolution des éventuelles difficultés qu’ils rencontrent. Le cadre chargé du SE du PPPMER 2, en étroite liaison avec le Coordonnateur, produira: des notes mensuelles, un rapport plus analytique chaque trimestre, et un rapport annuel en appui à la préparation du rapport d’activités annuel du Projet. Ces rapports feront ressortir les écarts enregistrés entre les prévisions et les résultats ainsi que les explications de ceux-ci et les recommandations y afférentes.

Évaluation interne et externe

Les activités d’évaluation s’attacheront à évaluer l’impact des activités du PPPMER 2 sur les clients/bénéficiaires et l’atteinte de l’objectif global et des objectifs spécifiques du PPPMER 2, tels que définis dans le cadre logique. La spécificité du PPPMER 2 (implication de plusieurs niveaux opérationnels décentralisés, responsabilisation des PSE et communautés dans le SE, activités non prédéfinies) dicte une conception nouvelle de l’évaluation, fondée sur une démarche participative et flexible en impliquant ces différents acteurs. C’est au fur et à mesure que les activités seront effectivement identifiées puis mises en œuvre, que la nature de leur impact (et les indicateurs correspondants) pourront être identifiés correctement, et que les méthodes à mettre en œuvre pour en évaluer l’impact seront précisées, avec la participation active des populations et des différents acteurs. Les évaluations classiques, menées à grande échelle et à travers des enquêtes lourdes et coûteuses ne sont pas adaptées à ce type de projet. Au début de l’intervention du Projet, les indicateurs et données de base pour l’évaluation ultérieure seront recueillis, afin d’effectuer un suivi régulier de l’évolution de ces indicateurs. Les activités comprendront des évaluations internes régulières, menées en utilisant les ressources en personnel du Projet (antennes et UCP) selon des méthodes participatives, et des évaluations externes sous-traitées à des consultants et bureaux d’études nationaux compétents. Les documents d’évaluation interne et externe produits seront présentés au comité national de pilotage à l’Institution coopérante et au FIDA. En matière d’évaluation externe, le Projet se limitera à des études et enquêtes thématiques conduites de manière périodique, au gré des besoins, le plus souvent sur la base d’échantillons.

Supervision et suivi de conformité avec les politiques nationales

La supervision du Projet sera assurée, pour le compte du FIDA, par l’Institution coopérante (IC) qu’il aura mandatée, sous forme de missions de supervision annuelles. Ces missions émettront des recommandations à l’intention de l’UCP, ainsi qu’à l’intention du CNCP et de comité national de pilotage mis en place. Le suivi de conformité du Projet avec les politiques et stratégies sectorielles nationales sera assuré par les services compétents des différents Ministères concernés et leurs structures déconcentrées, en particulier: le MINICOM en ce qui concerne l’appui aux pmer; le MINECOFIN et la BNR pour l’appui à la microfinance; le MINALOC pour le renforcement des capacités locales et des élus locaux; le MIGEPROFE et le MIJESPOC pour le renforcement respectif des capacités des femmes et des jeunes; les institutions nationales compétentes pour l’alphabétisation fonctionnelle.